Cuando hablamos del inventario de activos fijos, a menudo caemos en el error de considerarlo únicamente como un proceso de conteo de bienes. Si bien la contabilización es una parte fundamental, debemos tener en cuenta su objetivo real. Si solo queremos cuantificar nuestros activos y conocer su estado operativo, características y funcionalidad, entonces está bien. Sin embargo, si deseamos comprobar la precisión del inventario con la base contable de la empresa para obtener la conciliación, hay ciertos criterios que debemos tener en cuenta, y a menudo he observado que se les presta poca atención. Uno de estos criterios es cómo se registra en la contabilidad el activo fijo.
La conciliación no es más que el proceso de buscar el factor común entre una base de datos y otra. Pero, ¿Qué sucede cuando no se encuentra? En ese caso, como resultado del inventario tendríamos «faltantes y sobrantes». Como error común, he notado que la información de registro del activo fijo no se maneja adecuadamente, evidenciándolo en muchas empresas, desde la más pequeña hasta la más grande en su rubro. Aunque esto depende en gran medida de las políticas de registro, perspectivas y sistemas utilizados, el criterio nos dice que debemos buscar la forma de enlazar el activo inventariado con el registro contable, y para lograrlo, aquí tienes algunos ejemplos sencillos que puedes considerar al definir tu proceso de registro:
