- Es una forma rentable de controlar mejor sus activos. El propósito principal de las etiquetas es identificar los activos fijos mientras se desplazan dentro de su organización o se agregan al inventario, si aún no están incluidos. Para activos fijos que se mueven con frecuencia, como equipos de construcción o vehículos, estas etiquetas simplifican enormemente su seguimiento por parte del personal.
Las etiquetas de activos fijos suelen ser económicas, especialmente aquellas con códigos de barras. Puede obtener etiquetas personalizadas de alta calidad a precios accesibles en www.optimiceservice.com Esta pequeña inversión le permitirá identificar sus activos de forma visual y será de gran ayuda durante las auditorías.
- Ayudan a ahorrar tiempo y dinero y a cumplir con las normativas.
Las etiquetas son una forma eficaz de obtener una visión general de sus activos existentes. Las organizaciones las utilizan para ahorrar tiempo buscando activos físicos y haciendo inventarios, declarar impuestos de forma más eficiente y mantener fácilmente el cumplimiento normativo.
No se trata sólo de que pueda encontrar fácilmente los activos gracias a las etiquetas. Las etiquetas le permiten crear un índice de inventario en tiempo real para que el área de Mantenimiento pueda hacer un seguimiento del uso y así realizar los mantenimientos preventivos. Esto facilita el mantenimiento óptimo de cada activo y evita sustituciones innecesarias antes de lo previsto. Por eso el etiquetado de activos es inteligente para sectores como la minería y construcción, donde la maquinaria pesada es una inversión a largo plazo.
- Son personalizables para adaptarse a sus necesidades.
En las etiquetas, puede incluir la información necesaria según sus requisitos. Es fundamental que cada etiqueta contenga el nombre de la empresa para una fácil identificación por parte de empleados y clientes. Asimismo, es esencial asignar a cada etiqueta un número único, ya que estos números son clave para garantizar la precisión durante el conteo del inventario físico y la conciliación contable.
Además, si está implementando un sistema de gestión de activos fijos, considere integrar este número único mediante un código de barras. La tecnología de códigos de barras resulta fundamental para simplificar el mantenimiento de registros y reducir los costos de etiquetado al acortar el tiempo dedicado a la introducción de datos de inventario. Asimismo, se pueden emplear tecnologías como la identificación por radiofrecuencia (RFID) y balizas Bluetooth (BLE). Estas alternativas permiten la lectura de etiquetas sin necesidad de escanear físicamente el código de barras, lo cual resulta beneficioso para artículos de alto valor o en entornos con una alta densidad de almacenamiento, como salas de servidores o almacenes de herramientas.
- Son fáciles de imprimir a gran escala o de adquirirlas impresas
Puedes producir etiquetas utilizando una impresora de códigos de barras específica, las cuales se han vuelto más accesibles y sencillas de utilizar en los últimos años. Hoy en día, es posible conectarlas mediante Bluetooth y emplear una aplicación especializada para imprimir las etiquetas necesarias.
También puedes adquirir etiquetas personalizadas ya impresas, claro que imprimirlas por cuenta propia resultará más rentable, especialmente si necesitas un gran volumen de etiquetas. En ambos casos, puedes adquirir etiquetas, placas, impresoras e insumos para tu inventario en www.optimiceservice.com.
- Ayudan a reducir el robo y la pérdida de activos
La falta de control sobre los activos aumenta el riesgo de pérdida o robo por parte de los empleados, especialmente en empresas con equipos valiosos, como las de ingeniería o las que operan en modalidad de trabajo remoto.
Las etiquetas de activos y un sistema eficaz de gestión en la nube pueden brindarle un seguimiento constante. No se trata solo de rastrear cada activo individualmente, sino de obtener una visión completa de todos los tipos de activos para tomar decisiones más informadas.
Con una visibilidad total de su catálogo de activos, el departamento de compras puede evitar compras redundantes y mejorar la gestión de programas de mantenimiento, prolongando la vida útil de los activos y reduciendo costos adicionales.
- Encontrar el software de gestión de activos adecuado
El primer paso es adquirir el software de gestión de activos adecuado, que servirá como base de datos para rastrear y auditar sus activos. Las etiquetas de activos, combinadas con este sólido software, son una manera sencilla y económica de marcar y realizar un seguimiento efectivo de cualquier activo.
El sistema de gestión de activos almacenará toda la información vital de cada bien, permitiéndole detectar tendencias, analizar el rendimiento de la inversión y obtener información sobre mantenimiento y sustitución de activos.
Este tipo de software también ayuda a evitar pérdidas y redundancias. Por ejemplo, al buscar un activo desconocido, puede acceder al software para ver su ubicación registrada más reciente, agilizando la localización y evitando la necesidad de buscar o reemplazar activos. Al seleccionar un software de gestión de activos, es crucial considerar la facilidad de uso, ya que los empleados son más propensos a utilizar sistemas amigables. Además, la eficiencia aumenta significativamente con sistemas multiplataforma y almacenamiento en la nube, como el ofrecido por Optimice Service con su SISCODI-AF (Sistema de Control Online de Inventario de Activos Fijos), que permite el seguimiento online desde cualquier lugar del mundo.
- Invierta en el hardware necesario: impresoras y lectores de etiquetas de activos
Le sugiero invertir en un dispositivo móvil de calidad empresarial y una impresora de etiquetas especializada en lugar de intentar una solución económica con aplicaciones móviles y códigos QR difíciles de escanear. Tanto las etiquetas como el escáner están diseñados específicamente para esta función, evitando la necesidad de ajustes manuales o intentos de encontrar el ángulo correcto al escanear. Además, estos dispositivos están diseñados para resistir entornos adversos, garantizando su durabilidad.
Si no requiere tecnología RFID, puede adquirir una impresora que se ajuste a sus necesidades. En la actualidad, existen opciones disponibles y accesibles para todo tipo de etiquetas de activos.
- Establezca directrices para el mantenimiento, la sustitución y la retirada de activos
Asegúrese de que dispone de directrices claras sobre cuándo deben mantenerse y sustituirse los activos. El programa de mantenimiento ideal variará en función del tipo de activo, por lo que sus directrices deben reflejarlo. También debe definir cómo gestionar el hecho de que los empleados se lleven los activos a casa o al campo para realizar tareas específicas relacionadas con el trabajo.
- Formar al equipo para que utilice el nuevo sistema
No importa lo eficaz que sea el nuevo sistema si sus empleados no lo utilizan. Por eso es importante organizar talleres y formar a los empleados en el uso del nuevo sistema, incluida la forma de retirar los activos para llevárselos a casa, etc.
Si se eligen las soluciones de software y hardware adecuadas, su uso será mucho más sencillo. En última instancia, un sistema que funcione correctamente requerirá menos capacitación para que los empleados puedan empezar a utilizarlo. En el caso de las grandes empresas, es crucial fomentar la participación de los empleados en el proyecto. Una manera de lograrlo es involucrarlos desde el inicio y solicitar su opinión en las decisiones. En empresas más pequeñas, aunque la transición sea de menor escala, puede tener el mismo impacto significativo. Por lo tanto, es fundamental comunicar el valor del proyecto al equipo y lograr su adhesión lo antes posible.
